آخر تحديث: 2026/10/30

توضح هذه السياسة كيف يجمع مشغّل منصة «كيان نظام إدارة مكاتب المحاماة» («المنصة» أو «نحن») البيانات الشخصية ويستخدمها ويحميها عند تقديم منصة كيان نظام إدارة مكاتب المحاماة على النطاق law.kaian.app، وذلك وفق نظام حماية البيانات الشخصية في المملكة العربية السعودية ولوائحه. وهي جزء لا يتجزأ من الشروط والأحكام.

1. دورنا ودور المكتب

• بيانات حسابات المكاتب واشتراكاتها (اسم المكتب ومالكه وبريده وجواله والفواتير والمدفوعات للمنصة): نحن «جهة التحكم» فيها.
• البيانات التي يُدخلها المكتب في الخدمة عن موكليه وقضاياه وموظفيه وأطراف عقوده وزوار موقعه: المكتب هو «جهة التحكم» فيها، ونحن «جهة معالجة» نعالجها نيابة عنه وفق تعليماته المتمثلة في استخدامه للخدمة، ولا نستخدمها لأي غرض آخر.
• يلتزم المكتب بإبلاغ موكليه وغيرهم بمعالجة بياناتهم، والحصول على الموافقات أو الأسس النظامية اللازمة، والاستجابة لطلباتهم. ومن كانت بياناته لدى مكتب فليتوجه بطلباته إلى ذلك المكتب أولاً.

2. البيانات التي نجمعها

• بيانات الحساب: الاسم والبريد الإلكتروني ورقم الجوال وكلمة المرور (محفوظة مشفّرة بطريقة لا تسمح باسترجاعها) وإعدادات الحساب.
• بيانات المكتب: الاسم والترخيص والسجل التجاري والبيانات الضريبية والعنوان والشعار.
• البيانات التي يُدخلها المكتب: بيانات الموكلين (ومنها أرقام الهويات والعناوين)، والقضايا والجلسات والمهام، والمستندات والملفات، والعقود والتوقيعات، والفواتير والمدفوعات، والرسائل والمحادثات مع الموكلين عبر البوابة وواتساب.
• بيانات نفاذ عند استخدامه: رقم الهوية (محفوظاً مشفّراً، مع بصمة لا تكشفه تُستخدم للبحث) ونتيجة التحقق ووقته.
• بيانات الاستخدام والأمان: سجل النشاط، وأوقات الدخول وعنوان IP ونوع المتصفح والجهاز، ومحاولات الدخول الفاشلة، والأخطاء التقنية.
• بيانات الدفع: لا نحفظ أرقام البطاقات. يُدخلها الدافع لدى مزود الدفع مباشرة، ونحفظ نتيجة العملية ومرجعها ومبلغها فقط.
• اشتراكات الإشعارات على الأجهزة التي يسمح أصحابها بها.
• رسائل التواصل المرسلة عبر نماذج المنصة أو مواقع المكاتب، وتذاكر الدعم.

3. أغراض المعالجة وأسسها

• تقديم الخدمة وتشغيلها وفق العقد مع المكتب: إنشاء الحسابات، وحفظ البيانات وعرضها، وإرسال التذكيرات والإشعارات والرسائل التي يفعّلها المكتب، والربط مع الجهات التي يختارها.
• الأمان ومنع الاحتيال لمصلحة مشروعة: التحقق من الدخول، ورصد المحاولات المريبة، وسجل النشاط، والنسخ الاحتياطي.
• الفوترة والالتزامات النظامية: إصدار فواتير الاشتراك وحفظها المدة النظامية، والاستجابة لطلبات الجهات المختصة.
• الدعم والتواصل: الرد على التذاكر والرسائل، وإبلاغ المكتب بما يخص اشتراكه وخدمته.
• تحسين الخدمة باستخدام بيانات إحصائية مجمّعة لا تكشف عن هوية أحد.

ولا نبيع البيانات الشخصية، ولا نستخدم بيانات المكاتب أو موكليهم في الإعلان، ولا نطّلع على محتواها إلا بقدر ما يلزم لتقديم الدعم بطلب المكتب أو لحفظ أمان الخدمة أو تنفيذاً لالتزام نظامي.

4. من نشارك معهم البيانات

• مزودو التشغيل: الاستضافة والخوادم، والبريد الإلكتروني، بالقدر اللازم لتقديم الخدمة.
• الجهات التي يفعّلها المكتب بنفسه: هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (الفواتير)، ووزارة العدل (ناجز)، والنفاذ الوطني الموحد (نفاذ)، ومزود الرسائل النصية وواتساب الذي يربطه المكتب، ومزود الدفع الإلكتروني، ومزود الذكاء الاصطناعي الذي يربطه المكتب بحسابه. ويُرسل إلى كل منها ما يلزم لعمل الخدمة المرتبطة به فقط، ويخضع ما يصلها لسياساتها.
• الموكلون وأطراف العقود: ما يختار المكتب مشاركته معهم عبر البوابة أو الرسائل أو صفحات التوقيع.
• الجهات المختصة: متى ألزمنا النظام أو حكم أو أمر صادر من جهة مختصة.
• من يخلفنا في تشغيل الخدمة عند أي اندماج أو استحواذ أو نقل، مع التزامه بهذه السياسة.

5. نقل البيانات خارج المملكة

قد تُستضاف البيانات أو تُعالج لدى مزودين تقع خوادمهم خارج المملكة العربية السعودية، كمزودي الاستضافة والبريد والذكاء الاصطناعي. ويكون ذلك بالقدر اللازم لتقديم الخدمة، ووفق ما يجيزه نظام حماية البيانات الشخصية ولائحة نقل البيانات خارج المملكة، مع اتخاذ الضمانات المناسبة. وباستخدام المكتب للمساعد الذكي يقرّ بأن البيانات التي يختار إرسالها إليه تُعالج لدى مزوده.

6. مدة الحفظ

• بيانات المكتب: طوال مدة الاشتراك. وبعد انتهائه أو إنهائه نحتفظ بها مدة لا تقل عن 30 يوماً، ثم يحق لنا حذفها نهائياً. والمكتب المحذوف بطلبه تُتلف بياناته وملفاته نهائياً بعد 30 يوماً من حذفه.
• النسخ الاحتياطية: تُحفظ آخر سبع نسخ من كل نوع، وتُستبدل تلقائياً بما بعدها.
• سجلات الأمان والتشغيل: سجل الدخول 90 يوماً، وسجل النشاط حتى سنة (أو أقل بحسب إعداد المكتب)، وسجل الرسائل المرسلة سنة، ورسائل نماذج التواصل سنة، وطلبات نفاذ 30 يوماً، وسجل أخطاء ناجز 90 يوماً.
• فواتير الاشتراك: المدة التي توجبها الأنظمة الضريبية والتجارية.

7. أمن البيانات

نتخذ تدابير تقنية وتنظيمية معقولة لحماية البيانات، ومنها:

• تشفير الاتصال، وتشفير البيانات الحساسة كأرقام الهويات ومفاتيح الربط.
• فصل بيانات كل مكتب عن غيره.
• التحقق بخطوتين اختيارياً، والأدوار والصلاحيات.
• سجل النشاط، والحماية من محاولات الدخول المتكررة، والنسخ الاحتياطي.

ومع ذلك لا يوجد نظام آمن تماماً، ولا نضمن عدم حدوث وصول غير مصرح به أو تسرب. ويتحمل المكتب مسؤولية أمان حساباته وأجهزته وكلمات مروره ومنح الصلاحيات.

8. حوادث التسرب

عند علمنا بحادثة تمس بيانات شخصية، نتخذ ما يلزم لاحتوائها، ونبلغ المكتب المعني، ونبلغ الجهة المختصة وأصحاب البيانات متى أوجب النظام ذلك وفي المدد التي يحددها.

9. حقوق أصحاب البيانات

وفق نظام حماية البيانات الشخصية، لصاحب البيانات الحق في:

• العلم بكيفية معالجة بياناته.
• الوصول إليها والحصول على نسخة منها.
• طلب تصحيحها أو استكمالها.
• طلب إتلافها متى انتفت الحاجة إليها، ما لم يوجب النظام الاحتفاظ بها.
• الرجوع عن موافقته متى كانت هي أساس المعالجة.

ولبيانات حساب المكتب لدينا: يُرسل الطلب عبر تذاكر الدعم أو نموذج «تواصل معنا»، ونرد عليه في المدة النظامية. وللبيانات التي يُدخلها مكتب عن موكليه وغيرهم: يُوجَّه الطلب إلى ذلك المكتب بصفته جهة التحكم، ونعاونه في تنفيذه.

10. ملفات تعريف الارتباط

نستخدم ملفات ضرورية لتشغيل الخدمة فقط:

• جلسة الدخول وحمايتها.
• «تذكرني» وعلامة الجهاز الموثوق.
• رمز الإحالة عند الوصول برابط مسوّق.

ولا نستخدم ملفات إعلانية أو تتبعاً من أطراف ثالثة. ولا تضع مواقع المكاتب لزوارها ملف جلسة.

11. الأطفال

الخدمة موجهة للمكاتب والمهنيين، وليست موجهة لمن هم دون الثامنة عشرة. وما يُدخله المكتب من بيانات قاصرين في قضاياه مسؤوليته بصفته جهة التحكم.

12. تعديل السياسة

قد نعدّل هذه السياسة بنشر النسخة المعدّلة على هذه الصفحة مع تحديث تاريخها. ويُعد استمرار استخدام الخدمة بعد النشر قبولاً بها، ما لم يوجب النظام موافقة صريحة.

13. التواصل

لأي استفسار أو طلب يخص البيانات الشخصية: عبر تذاكر الدعم من داخل الخدمة، أو نموذج «تواصل معنا» في الصفحة الرئيسية للمنصة.